EDIAG:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

 

Laadittu 13.9.2019

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Ediag (Y-tunnus: 3085238-6)

Syöttäjänkatu 1

40520 Jyväskylä

jussi@ediag.fi

2. Rekisterinpidosta vastaava henkilö

Jussi Pennanen

puhelin +358504804746

sähköposti jussi @ediag.fi

3. Asiakasrekisterin tarkoitus ja tietojen käsittelyn perusteet

Asiakastietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttäessään Ediagin palveluita. Rekisterin tietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tilausten seurantaan ja toteuttamiseen, tapahtumien varmentamiseen, tilastointiin, yhteydenpitoon, laskutukseen, markkinointiin ja tiedottamiseen.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot ja säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat asiakkaan nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, Y-tunnus, toimiala, laskutustiedot ja asiakkaan yhteyshenkilön nimi sekä yhteystiedot. Reksiteriin tallennetaan myös tieto asiakkaan tilauksista ja niiden tilasta sekä maksusuorituksista. Asiakasrekisteriä pidetään yllä asiakassuhteen keston ajan ja laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kuusi vuotta asiakassuhteen päättymisvuoden jälkeen. Tietoja päivitetään ja niiden oikeellisuus pyritään tarkastamaan säännöllisesti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan ilmoittamia tietoja, jotka voidaan saada sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivuilla vieraillessa, asiakastapaamisista, sopimuksista, keskusteluista, verkkosivuilla olevista lomakkeista tai muulla vastaavalla tavalla.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ediag luovuttaa rekisterin tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille ainoastaan oikeudellisista syistä. Sekä valtuutetuille palveluntarjoajille palvelun toteuttamiseksi

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kun siihen on tietosuojalain tai tietosuoja-asetuksen mukainen oikeutus tai pääsy henkilötietoihin on tarpeellista lain tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, joiden kanssa Ediagilla on sopimus, joka sitoo niitä noudattamaan tämän tietosuojaselosteen tasoisia toimintatapoja omassa henkilötietojen käsittelyssään. Tällaisia ovat verkon asiointipalveluiden toteuttajat, maksupalvelun tarjoajat ja muut vastaavat toimijat.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä tai käsitellä järjestelmissä, jotka siirtävät niitä Eu:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin tietojen suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Ediagin sisäisen verkon käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee Ediagin järjestelmässä, johon ei pääse ilman salasanaa. Oikeus tietojen käsittelyyn on ainoastaan asiakaspalvelua ja tilausten toteuttamista hoitavilla sekä muilla henkilöillä, joiden työtehtävät sitä vaativat.

9. Oikeus tarkastaa rekisterin tietoja

Rekisterissä olevalla henkilöllä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Ota yhteyttä Ediagiin saadaksesi lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai tarkastaaksesi asiakasrekisterin pitämiä tietoja.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla asiakkaalla ja yhteyshenkilöllä on oikeus saada virheelliset, epätarkat tai vanhentuneet tiedot korjattua. Ota yhteyttä Ediagiin jos tiedot ovat muuttuneet tai niissä on puutteita.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä oleva asiakas ja yhteyshenkilö voi peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn ja pyytää niiden poistamista niiltä osin kuin se ei ole ristiriidassa Ediagin lakisääteisten velvoitteiden kanssa (kirjanpitolaki). Lisäksi asiakas voi rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen mukaisesti muun muassa jos tiedoissa on puutteita, odottaessaan tietojen päivittämiseen tai poistamiseen liittyvän pyynnön käsittely tai käsittelyä vastustettuaan, kun sen oikeudellisia perusteita arvioidaan. Pyydettäessä tiedoista on mahdollista sada digitaalinen tietue toiseen järjestelmään siirtämistä varten, mutta Ediag ei vastaa tietueen teknisestä yhteensopivuudesta toisen järjestelmän kanssa.